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实地检查报告书对意见的措施结果(2008年度第2次)

最终更新日期2019年1月21日

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2008年度第2次关于个人信息处理事务的实地检查报告书意见的措施结果

实地检查概要
检查日期	2008年12月25日
检查对象	根据横滨市空罐等及烟头等防止散乱等相关条例(乱扔垃圾、禁止吸烟条例)的罚款处分相关事务
所管课	资源循环局减量美化推进课

关于定期裁决簿复印件的保管(改善意见)
意见	关于罚款处分的文件在业务所管课内部进行裁决处理,但为了在裁决途中有咨询等情况下迅速对应,定期裁决簿的复印件被大量保管。虽然也被用于索引,但是裁决后原件会一起保管,所以至少应该在原件的裁决结束后处理。
措施结果	根据该意见,例行裁决簿的复印件在原件裁决后废弃,对已保存部分的废弃以及事后处理进行了措施。

关于不接受通知书和收据时的对应(提案意见)
意见	在罚款处分决定通知书和收据上记载了姓名等个人信息。对指导和处分抱有反感的违反者,有时不接受这些文件,但事后可能会出现“交给了”“没有收到”等问题。从防止事后纠纷的观点来看,也需要一些预防性的对策,例如,两名美化推进员相互确认,在告知、罚款处分报告书的特记事项栏中记载该意思等的对应手册化,并付诸实践。
措施结果	处分时,从个人信息的处理以及防止金钱事故的观点出发,必须根据多人的确认来适用。另外,关于当天的巡回内容(从事班的构成、巡回时间段以及巡回场所),将从21年3月开始制作日报,由此可以确定直接从事事务的美化推进员,因此可以对事后的纠纷进行对应。此外,这些处理全部都在美化推进员巡回指导实施要领中规定,统一了处理。

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